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第10部分(第1页)

另外,他们又提出“在公共行政领域无法进行计量化,很难引进分数制,采用等级制较为妥善”、“由于行政业务不同,难以实施统一评价标准,应以部门分类自行制定评定制度”、“在为个人制定工作目标时,为保证其客观性和实效性,应进行公开审核”等诸多方案。

这种公开性的政策讨论,不但可以收集到各科、室多样、新颖的意见,而且有助于加深参会人员对其他部门业务的了解,更利于提高行政业务的整体效率。

我认为,日后“干部做报告,部长下达指示”式的会议,应从行政部门中清除。只有形成人尽其言、自由贯通的组织气氛,才不会出现言路闭塞的“动脉硬化现象”。另外,举行会议时,一定要考虑会议本身的实用性和效率性。

近期,随着电脑通信技术的发展,我们可以在相隔甚远的情况下,通过互联网举行会议。因此,我经常督促职员积极应用行政自治部网站()或政府内的电子批准系统、国情报告流通系统。

行政自治部的网站由“行政自治部所有业务部门”的介绍、各类讨论栏目、公务员的聘用考试、信访消息、新信息、制度及统计等栏目构成。在此,普通国民和公务员均可以坦率地说出自己对国情国策所持意见。

有效应用内部文件流通网的国情报告流通系统,可大幅度地减少因“报告或指示”而召开的会议。职员通过电脑网络可迅速提交报告,不但不会因为失去提交报告的最佳时机遭到上司责备,而且上司也没必要要求下属频繁往返报告业务,如此一来,节省了不少时间和精力。

我想,在“为了会议的会议”、“为了报告的会议”、“为了指示的会议”减少的同时,政府的效率一定会得到大幅提高。今后,应该取消那些“徒劳无功,空耗经费”的会议。

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直访业务部门

“我做公务员已经有二、三十年了。不过,部长直接下访科室听取业务报告的事情,还是第一次遇到”。

我在任职部长后,虽然需要报批的业务及参加的外部活动很多,但我还是决定抽出时间对下属部门进行一次大规模直访。于是,我利用四个月的时间从自治行政科到设备通信科,直访了行政自治部所属的54个科室。

在韩国,部长与所属部门的公务员在廊厅相遇,最多只是握手示礼而已,有些职员甚至低下头直接避开。而且,许多部门负责人竟然不熟识中层干部的脸孔。

坦诚的对话,是缩短人与人之间距离、增加相互间了解最有效的方法。由于行政自治部是由两个部门合并后产生的,所以在职员之间必然存在一定的距离。当然,部长和公务员之间也需要这种坦诚的对话。

第一次走进科室办公室,职员们也许是出于紧张,都不敢言声地注视着我。因此,在做完自我介绍和业务报告后,我指名道姓要求他们说出自己的建议。点名之初,一部分人勉强发表了一些意见,敷衍了事。但是在经过几次尝试后,所有人都敢于坦诚地提出自己的意见了。他们虽然表面上说“没什么可说的”,但不用多久,就会将心里的想法全部说出。一名公务员甚至以“在胡萝卜和鞭子这两样东西中,为什么我们的部长只挥舞鞭子而不是给我们胡萝卜”这种玩笑说出心中的不满。

有些科室甚至在我访问之前,预先整理好所要提出的建议,在我来访时将这些坦率的意见以更直接的方式向我反映出来。我一直希望公务员能够成为行政部门改革的先行者。在任何组织的改革中都存在着同一种情况:如果说推动改革的力量占5%,那么反对的势力也是5%,而剩余的90%会则顺潮而走。既然如此,前面那“5%”所发挥的作用,就由我们行政自治部来承担。

另外,我决定随时向职员开放部长室,只要职员持有建议或遇到困难,任何时间都可以向我提出。而且,我一再要求他们积极应用行政自治部网站的“与部长对话”栏目和电子批准程序。

结束对科、室的访问后,统计出的职员建议事项达到了380余件。相比之下,按规定步骤提交的方案,远不如随时、自由发表的意见富有创意性。

在职员所提出的意见中,以“两个部门的合并事项”为主题举行职员研究会、公开人事原则及评定标准、办公室禁烟、改善值班制度、创办部内信息报、办公大楼门前安置女警和礼仪小姐、每月早会允许六级以下职员一同参加、缩小干部和职员间距离等建议得以落实。

在人事安排和如何提高士气方面,他们也提出了诸如尽快解决人事滞积、活跃与地方自治团体的交流活动、增加女职员的升职机会、支持同好会活动、确保职员的休息空间等意见。

另外,职员们提出“实行‘委派副团体负责人时,回避与其有利害关系地区’的‘回避制’,作为消除地区矛盾”的方案、从外部发掘人才、为公务员的自我开发引进“年假制度”等建议。而且,职员们认为即使是待业人员,其能力也不可忽视,应该对其给予更多的关爱。

除此之外,加班时支付加班费、提供大学生学费补助等福利方面的建议也很多。不过,由于财政问题,这些建议没有被采纳。关于这一点,只有将来通过“根据业务量增加薪酬,改善全体公务员待遇”的方法解决。

主要建议事项还有:减少不必要的加班、着装自由、统一各党派独立的党政协议、引进分数制时保证其客观性及公平性、提供定期的对话时间和空间等等。

某些职员当场向我提出几项有趣的请求。设备通信科处于54个科室的最底层,也许会因此产生些许自卑感吧。在召开职员研讨会时,他们开玩笑似地向我建议“我们在行政自治部中排在最后一位,如果部长能够请我们设备通信科的职员一起吃顿饭,我们会牢记您是一位非常好的部长”。

研讨会结束几天后,恰逢午休时间充裕,于是邀约设备通信科的职员们一起吃了午饭。他们虽然有些惊讶,却感到十分高兴。部长显威、高高在上的时代已经成为过去。一如公务员应为国民服务一样,部长也应该以谦虚的姿态为民众和公务员服务才对。

在去自治制度科时,曾有一位职员向我提出一同拍照的请求。他解释说:“由于工作,我每日早出晚归,夫人和孩子都有意见。如果能够和您照一张相,回家后告诉家人我在单位得到了重视,家人也就不会再有怨言了。我能否与部长一起照相呢?”对此,我欣然答应。得知可以与部长合影留念,旁边的其他职员都要求参加。没办法,我只好冒着酷暑穿着西装,在部长办公室与自治制度科的20余名职员一一照相。秘书科怕其他部门的职员效仿,立即发表“部长做模特儿仅限一次”的声明。

在我直访业务部门之后,行政自治部的内部气氛缓和了很多。廊厅上相遇时,相互间都会高兴地打招呼,彼此问候。我最大限度地听取职员所提出的每一个微小建议,且努力接纳。这是因为,如果没有微观上的变化,更难以带来宏观上的变革。

我原来只是在部长室听取局长、科长的业务报告,如今通过直访,使我进一步了解了业务及行政流程。另外,下层公务员所提出的各种意见,在确定改革方向上给予我很大帮助。部长如果不能成为“公务员身边的部长”、“与公务员保持相同眼光的部长”,无论怎样高喊改革,都只能是一种空洞的声音。

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